PEC : i 10 motivi per cui la Posta Elettronica Certificata non è sostituibile

Gli ultimi dati rilasciati da AgID sull’utilizzo della PEC in Italia nel primo bimestre 2018 segnano un nuovo record con 8.168.410 caselle attive e 221.023.300 messaggi scambiati. Ma a fronte di numeri tanto positivi, negli ultimi tempi si è creata una sorta di confusione riguardo a quelli che sono gli usi concreti della PEC e – ancora di più – riguardo alle reali differenze tra una e-mail ed una PEC e, ancora, tra una PEC ed altri strumenti che si equiparano ad essa pur non avendone le stesse caratteristiche. Per questo motivo, come spiega Stefano Sordi, Direttore Marketing di Aruba, Aruba ha voluto coinvolgere una fonte esterna, l’Avvocato Massimiliano Nicotra, esperto in Diritto dell’Informatica, per stilare un vero e proprio decalogo che possa fugare ogni dubbio sui reali benefici della PEC.

1. La PEC è una raccomandata 2.0.

La PEC ha lo stesso valore di una raccomandata con avviso di ricevimento: fornisce la prova della data ed ora di invio e di quella di ricezione di un messaggio e, inoltre, dà prova anche del contenuto del messaggio perché lo rende immodificabile. E’ importante sottolineare che la comunicazione assume tale valore solo se i messaggi vengono scambianti tra due indirizzi PEC e non tra una e-mail e una PEC.

2. La PEC ha contenuto protetto.

La legge vieta ai gestori della PEC di avere conoscenza del contenuto delle informazioni trasmesse. Su tutti i messaggi PEC, quindi, c’è un vincolo di segretezza, come quello riconosciuto dalla Costituzione per la corrispondenza normale.

3. La PEC è obbligatoria per le Pubbliche Amministrazioni.

Tutte le Pubbliche Amministrazioni italiane sono obbligate ad accettare le comunicazioni a mezzo PEC. Questo significa che con una PEC è possibile depositare istanze, denunce ed atti, utilizzandola in congiunzione con una firma digitale, e che la Pubblica Amministrazione è obbligata ad avviare il procedimento amministrativo.
Ad esempio è possibile utilizzarla per partecipare a concorsi pubblici, richiedere documenti previdenziali, anche se all’estero, avviare pratiche amministrative ed inoltrare domande per benefici e contributi alla PA. Inoltre, per le imprese, è previsto dal codice degli appalti che le comunicazioni nelle gare avvengano a mezzo PEC.

4. La PEC è il domicilio digitale di tutte le società.

Tutte le società sono obbligate ad inserire, nel registro delle imprese, un indirizzo PEC che costituisce il proprio domicilio digitale.
Questo significa che è possibile effettuare tutte le comunicazioni (come il recesso da un contratto di abbonamento o la denuncia di un sinistro all’assicurazione) tramite PEC, dando così pieno valore alla data e all’ora della comunicazione.

5. La PEC è il domicilio digitale di tutti i professionisti.

Anche i professionisti iscritti agli albi (commercialisti, avvocati, medici, architetti, notai e non solo) sono obbligati ad indicare un indirizzo PEC al proprio ordine di appartenenza. Per inviare comunicazioni importanti ad un professionista è, quindi, possibile utilizzare la PEC per ricevere piena prova delle stesse.

6. Con la PEC è possibile dare data certa a qualsiasi documento.

Per far sì che un documento abbia una data certa è possibile inviarlo via PEC (con un auto-invio o spedendolo ad un conoscente). Utilizzando la PEC, infatti, si rende evidente che il documento esiste ad una certa data ed ora, dato opponibile a chiunque. Poiché la PEC certifica anche il contenuto di un messaggio, compresi gli allegati, questo consente di ottenere una prova circa l’esistenza del documento ad una certa data.

7. Con la PEC è possibile semplificare le comunicazioni obbligatorie.

Ci sono tante comunicazioni che la legge richiede vengano effettuate e che necessitano di una prova circa il ricevimento. Assemblee di condominio, comunicazioni con la scuola e l’università, con il proprio datore di lavoro o con i dipendenti, disdette di servizi, messaggi alla banca, chiarimenti sulle bollette. La PEC consente di inoltrarle tutte dal proprio computer, risparmiando tempo e denaro ed avendo la certezza legale della trasmissione.

8. La PEC non si ammala.

Per legge i gestori dei servizi di PEC devono verificare che i messaggi non contengano virus informatici e malware. Questo significa che la PEC è sicura, perché se un messaggio contiene un virus viene automaticamente scartato dai sistemi e non recapitato. Con la PEC, quindi, si ha una maggiore sicurezza e tranquillità nelle comunicazioni elettroniche.

9. La PEC è molto più di una e-mail tradizionale.

L’e-mail tradizionale difficilmente può essere utilizzata in un processo. Basta, infatti, che l’altra parte ne disconosca il contenuto ed il giudice non può tenere conto dei messaggi di posta elettronica presentati in giudizio. La PEC, invece, fornisce garanzia del contenuto del messaggio, e, se spedita ad uno dei soggetti che sono tenuti a farne uso (PA, società, professionisti iscritti agli albi), questo non potrà eccepire di non aver ricevuto il messaggio o il suo contenuto (anche se non lo ha letto).

10. La PEC si affida ad una Certification Authority.

I Certificatori Accreditati sono soggetti pubblici o privati che emettono firme elettroniche qualificate conformi al Regolamento eIDAS n. 910/2014. Inviare con una PEC un documento informatico sottoscritto con tali firme consente di dare certezza sia alla data ed ora di trasmissione sia alla paternità del documento, garantendo così la massima certezza giuridica e sicurezza del messaggio.

I messaggi scambiati nel corso del 2017 sono stati oltre 1 miliardo e 454 milioni, in netto aumento rispetto al periodo precedente; da questo, ne emerge un altro ancor più impressionante, ossia una media di quasi 4 milioni di messaggi PEC scambiati al giorno. Si tratta di dati estremamente incoraggianti e – continuando a sensibilizzare sulla bontà del mezzo – non potranno che continuare a crescere.