Come funziona la PEC. Tutto quello che devi sapere

Come funziona la Pec? Quali sono le caratteristiche della PEC? Prendete un fax, prendete una risma di fogli di carta, delle buste da lettera. Fatto? Bene? Ora cestinate tutto. Sì, perché la PEC (Posta Elettronica Certificata) sostituisce le ormai obsolete comunicazioni via fax e le classica posta cartacea. Non solo, i vantaggi della PEC non finiscono qui.

di Valentina Falcinelli

Questa è #ARUBAIT, la rubrica realizzata in collaborazione con Aruba.it sui trend più interessanti del mondo della tecnologia e del web. In questo articolo vi spiegheremo come funziona la PEC e vi diremo tutto, ma proprio tutto quello che dovreste sapere sulla Posta Elettronica Certificata.

A cosa serve la PEC?

Come anticipa il nome stesso, la Posta Elettronica Certificata (PEC), a differenza della posta elettronica ordinaria dà una garanzia in più: il valore legale simile a quello di una raccomandata con ricevuta di ritorno. Proprio come stabilisce la Normativa (DPR 11 Febbraio 2005 n.68).

Ma a cosa serve la PEC?

1. Per inviare una documentazione certa, con valore legale
   Se avete bisogno di inviare una comunicazione con valore legale in maniera veloce e sicura, la PEC è la soluzione giusta. Questa garanzia è data dal modo con cui funziona una trasmissione PEC.

Il mittente scrive e invia il suo messaggio PEC al destinatario (un’altra PEC*); il server riceve il messaggio e ne dà ricevuta di trasmissione al mittente, quando la mail arriva al destinatario. I certificati di trasmissione – invio di comunicazione e ricezione di comunicazione – sono validi a norma di legge, in quanto testimoniano due cose: l’avvenuta trasmissione/ricezione della email e i relativi riferimenti temporali.

*Nel caso in cui il destinatario dovesse essere una casella di posta ordinaria, il mittente non riceverà comunicazione di avvenuta consegna.

2. Per inviare comunicazioni ad alcuni soggetti

La PEC è obbligatoria per inviare comunicazioni a Pubblica Amministrazione, imprese in forma societaria, professionisti iscritti ad albi.

3. Per risparmiare sull’invio di comunicazioni
   La Posta Elettronica Certificata offre un grande risparmio, tanto di tempo quanto di denaro.

Poiché per scrivere comunicazioni alla Pubblica Amministrazione, per esempio, sarebbe necessario avvalersi della raccomandata, e quindi recarsi alle Poste, la PEC (alternativa alla raccomandata con ricevuta di ritorno) permette di risparmiare per l’appunto tempo e soldi.

Quali sono i vantaggi della PEC?

La Posta Elettronica Certificata ha anche numerosi vantaggi.

In breve, ecco tutti i plus:

• Semplicità. La PEC funziona esattamente come la classica posta elettronica, quindi potrete gestirla sia tramite web, sia tramite un classico programma client (es. Outlook o Mail).
• La PEC è molto più sicura della mail tradizionale perché ogni comunicazione è crittografata e firmata digitalmente. Inoltre, la Posta Elettronica Certificata utilizza protocolli sicuri.
• No spam. Avete presente tutte le email di spam che ricevete ogni giorno sulla vostra casella postale? Bene: dimenticatele. Le email-spazzatura non arriveranno più perché non sarà possibile ricevere messaggi non certificati.
• Validità legale. La PEC ha lo stesso, identico valore di una raccomandata con ricevuta di ritorno.

Che tipo di PEC scegliere?

Esistono diversi tipi di PEC e ciascuno ha delle caratteristiche specifiche. Durante la fase di attivazione della vostra casella di Posta Elettronica Certificata, avrete la possibilità di scegliere per l’appunto diverse opzioni.

Per prima cosa, potete scegliere se aprire la PEC:

• su dominio generico (es: nomeazienda@pec.it)
• su sottodominio PEC di dominio proprio (es: utente@pec.sottodominio.tuodominio.it)
• sul vostro dominio PEC (es: amministrazione@pec.nomeazienda.it)

Aruba offre il servizio di PEC a partire dal 2006 e negli anni è diventata il principale gestore di posta elettronica certificata, con oltre 5 milioni di caselle amministrate, 2,1 milioni di domini, oltre 7,4 milioni di caselle e-mail, oltre 31.000 server e un totale di oltre 4,7 milioni di clienti.

Per la vostra PEC, potete scegliere tra:

• PEC Standard. La soluzione più economica e diffusa, perfetta per chi non ha intenzione di usare con assiduità la Posta Elettronica Certificata.
• PEC Pro. Più spazio per gli invii e archivio di sicurezza per conservare comunicazioni e notifiche varie. La soluzione intermedia pensate per professionisti, aziende ed enti.
• PEC Premium. La soluzione più completa, dedicata a chiunque voglia sostituire le comunicazioni cartacee e quelle elettroniche standard. Tanto spazio casella e tantissimo spazio di archiviazione.

Esistono anche soluzioni business PEC personalizzate, con consulenti a disposizione.

Dopo aver letto questa guida, siamo certi abbiate già cestinato il vostro fax… Bravi!