Come gestire l’email in modo che non sia lei a gestire te

La nostra compulsività in merito all’email è una caratteristica regolare della vita moderna. L’impiegato medio riceve 126 messaggi al giorno, dedica il 28% della settimana alle email, viene interrotto 11 volte all’ora e apre le email entro sei secondi dalla notifica. Comunque li si guardi, questi dati sono spaventosi.

In effetti, se da un lato questa potrebbe sembrare una testimonianza dell’utilità dell’email, dall’altro senza dubbio, ha anche un gran prezzo: perdita di concentrazione, diminuzione della produttività e aumento dello stress. Tuttavia, come mostrano i dati, l’email è ancora il nostro principale mezzo di comunicazione online.

Perché siamo assuefatti alle email?

Qual è l’attrazione irresistibile che l’email ha su di noi?

Nel suo libro “Unsubscribe: come uccidere l’ansia da posta elettronica, evitare le distrazioni e fare un vero lavoro”, Jocelyn K. Glei fa luce su questa domanda osservando i principi psicologici che rendono l’email così avvincente:

1. Pianificazione della ricompensa variabile: l’email è come una slot machine e non sappiamo mai quando potrebbe arrivare un messaggio importante, quindi continuiamo a controllare, a controllare e a controllare finché la dopamina non sale al nostro cervello.
2. Debito sociale: un secondo motivo per cui non possiamo staccarci dalla posta elettronica è che quando qualcuno impiega del tempo per inviarci un messaggio, spesso sentiamo che dobbiamo rispondere in fretta e se non rispondiamo, ci sentiamo in colpa.
3. Inclinazione al completamento: quando inviamo una mail, o quando abbiamo terminato le email da leggere, abbiamo la sensazione di aver completato qualcosa. È bello e ci fornisce un altro colpo di dopamina. Ci sentiamo come se stessimo facendo progressi quando, in realtà, stiamo solo concentrandoci sulle cose più facili.

Quindi cosa possiamo fare? Ecco quattro idee per gestire l’email.

Gestire l’email: controlla come la usi

Ogni cambiamento personale inizia con la consapevolezza. La ricerca mostra che le persone che seguono le proprie abitudini alimentari mangiano fino a un terzo in meno. Tieni traccia di quante volte controlli la tua posta elettronica al giorno. Acquisirai maggiore consapevolezza di ciò che ti spinge a controllare l’email e meno probabilmente lo farai in maniera compulsiva e continua.

Non si tratta solo di passare meno tempo attaccato alla posta elettronica; si tratta di passare più tempo a mettersi in contatto con le persone, a fare un lavoro veramente significativo, o magari semplicemente fare un respiro profondo e rilassarsi.

Come gestire l’email: crea una gerarchia

Non tutte le email sono uguali, quindi non dovresti trattarle allo stesso modo. Un’email del tuo capo, ad esempio, non dovrebbe avere lo stesso livello di autorizzazione a distrarti di una newsletter settimanale.

L’economista comportamentista Dan Ariely ha condotto uno studio in cui chiedeva alle persone coinvolte di valutare l’urgenza delle loro ultime 40 email. È risultato che solo il 12% delle email richiedeva attenzione immediata.

Ecco perché è logico smistare le e-mail in base all’importanza del mittente; in questo modo, puoi decidere quando e se un’e-mail da un particolare mittente apparirà nella tua casella di posta. Fare questo aiuta anche a ridurre la quantità di ronzii che attirano la tua attenzione durante il giorno.

Il modo in cui crei la tua gerarchia di email spetta a te. Glei, per esempio, divide il suo universo di email in:

1. VIP: persone il cui messaggio richiede attenzione immediata.
2. Collaboratori chiave: le persone con cui lavori e che hanno bisogno di risposte tempestive.
3. Persone divertenti: persone con le quali la comunicazione è piacevole ma non necessaria.
4. Potenziali: persone che potrebbero essere importanti, ma non ne sei ancora sicuro.
5. Casuali: persone che entrano nella tua casella di posta non invitate e non verificate da una fonte attendibile.

Come gestire l’email: unisciti al movimento delle 5 frasi

Sfida te stesso a scrivere risposte di non più di cinque frasi alle email. Qualsiasi cosa oltre le cinque frasi richiede una telefonata o una riunione di persona. Potrai risparmiare tempo, essere un comunicatore molto più conciso e sarai più gentile con i tuoi lettori. Ciò aumenta la probabilità che tu riceva una risposta. Uno studio condotto dal plug-in di pianificazione della posta elettronica Boomerang ha mostrato che le email tra le 50 e le 125 parole avevano il più alto tasso di rendimento.

Come gestire l’email: prova il batching

L’elaborazione batch significa controllare e gestire la tua posta elettronica a orari prestabiliti durante il giorno. In questo modo, puoi essere strategico anziché reattivo con i messaggi in arrivo.

La chiave per il batching è disabilitare le notifiche e i pop-up e segnare i tempi di elaborazione batch sul tuo calendario. La maggior parte delle persone seleziona tre periodi di batch durante il giorno, ma dipende dalle proprie esigenze.

Per concludere

L’email è di gran lunga lo strumento di comunicazione più utilizzato, in particolare sul lavoro, ma il suo design e il suo successo possono farci sentire come se la nostra casella di posta ci controllasse. Per capovolgere l’andazzo, dobbiamo diventare consapevoli e creare abitudini efficaci. Ricorda, non si tratta solo di passare meno tempo attaccato alla posta elettronica; si tratta di passare più tempo a mettersi in contatto con le persone, a fare un lavoro veramente significativo, o magari semplicemente fare un respiro profondo e rilassarsi.