Come organizzare eventi: il manuale per un evento di successo

Come organizzare un evento di successo : le regole fondamentali per progettare un evento e realizzarlo: location migliore, periodo, orari, speaker, social

Se volete migliorare nell’organizzazione di eventi che siano virtuali o  a Milano, Roma, Firenze, Torino, Bologna… dovete essere pronti a rivedere le vostre convinzioni, a prendere decisioni che possono essere scomode e soprattutto essere umili. Sì… ci vuole umiltà e una visione corretta di sé stessi quando si chiede alle persone di lasciare quello che stanno facendo per seguire il vostro evento. Oltre alle tecniche di organizzazione eventi, ci vuole buon senso.

Organizzazione eventi: rendili memorabili

Lo dice la parola: un evento dovrebbe essere un evento, cioè qualcosa di memorabile, altrimenti si chiamerebbe “riunione tra amici”. Dovreste pensare “cosa le persone non potranno dimenticare del mio evento”, “c’è qualcosa che, sul serio, senza raccontare bugie a voi stessi, si poteranno con sé gli spettatori?” Se non c’è trovatelo subito.

Eventi Virtuali

No, una call con Skype o Zoom non è un evento. Non è una questione di piattaforma, ma di format e di approccio. Se pensate di fare una videocall tra di voi sperando che qualcuno la possa reputare interessante, bhé vi sbagliate, a nessuno importa delle vostre call.

Ricordate voi volete organizzare un evento, non un call allargata. Quindi al di là del mezzo tecnico che scegliete di usare devono essere presenti tutti gli elementi di un evento. In più gli eventi virtuali hanno problemi tecnici, spesso, le persone si trovando in luoghi con luci diverse, audio differenti, c’è un ritardo nella voce. Tutto questo li rende di per sé un pò confusi, spesso sciatti, perché si pensa di fare una videocall appunto.

L’evento virtuale non è una scorciatoia per fare qualcosa di mediocre senza che il pubblico se ne accorga. Oggi le persone hanno visto decine di eventi virtuali sanno distinguere quelli che sono di qualità e anche se non sanno forse farlo coscientemente il loro dito indice lo sa, e clicca via rapidamente se non avrete rispettato le regole fondamentali dell’organizzazione eventi, come la prima regola fondamentale che trovate qui sotto.

 

 

La prima regola per organizzare un evento di successo

L’evento è per chi ci lo segue, non per chi lo organizza

Questa è la regola fondamentale per organizzare un evento di successo, da cui derivano tutte le altre.

Se organizzate un evento lo fate per chi lo seguirà. Se lo fate principalmente per voi stessi meglio ritrovarsi nella mensa aziendale.

Chiedere a delle persone di partecipare significa occupare una parte della loro giornata, ogni partecipazione ad un evento è la rinuncia a qualcos’altro, anche per gli eventi virtuali. Quindi se volete organizzare un evento di successo non dovete pensare a ciò che fa piacere a voi, ma quello che può piacere a chi dovrà partecipare.
Ogni volta che avete un dubbio su un qualsiasi aspetto dell’evento chiedetevi “cosa preferirebbe il signore pico pallo che partecipa al mio evento?”.
Ho assistito a più di 1.500 eventi, o presunti tali, anche ad alcuni in cui per 10 ore parlavano solo manager della stessa azienda organizzatrice, dicendo tutti sostanzialmente le stesse cose. Non c’era nessun motivo per ascoltarli dopo il 2° speaker, la gente ha assistito (chi ce l’ha fatta) solo per educazione o per interesse, ovvero stando lì, sopportando questo supplizio, sperando di avere qualche considerazione in più. Ecco, voi cosa vorreste? Che la gente rimanga odiando l’evento, ma sperando in un qualche vantaggio? Penso di no, voi volete che la gente ami il vostro evento che esca con una considerazione migliore di voi o della vostra azienda.

 

 

Tecniche organizzazione eventi

Cercate di individuare bene il target del vostro evento. Chi volete che lo segua? Amministratori delegati, tecnici, designer, responsabili marketing ecc. date a queste persone almeno un buon motivo per iscriversi.
Perché dovrebbero lasciare quello che stanno facendo per seguirvi? C’è un motivo per il quale queste figure debbano investire il loro tempo per partecipare al vostro evento?
Il vostro compito principale è proprio questo: creare il motivo per il quale valga pena partecipare. Questo motivo non può che essere il contenuto, quello che direte, come lo direte, dove lo direte e quello che accadrà all’evento.

Fate qualcosa di memorabile e se non siete in grado di farlo da soli, fatevi aiutare da qualcuno che lo ha già fatto.

Se volete organizzare il vostro evento con noi scriveteci qui 

Organizzazione evento: con o senza professionisti?

Se non avete tempo, non avete le competenze o pensate di aver bisogno d’aiuto per organizzare un evento di successo, potete rivolgervi a chi lo fa di mestiere: agenzie; esperti di comunicazione; case editrici; presentatori.
La cosa importante è scegliere sulla base di quello che vi piace: guardate gli eventi che queste realtà hanno già organizzato e se potete partecipate ad uno dei loro eventi, se vi piace ok, fanno per voi.

Verificate che l’evento si farina del loro sacco, è possibile che agenzie e professionisti spaccino per proprie, idee che sono magari del cliente o facciano passare un’organizzazione perfetta (fatta da altri) per propria…
Come fare a riconoscere gli “impostori”? Guardate più di un loro evento, cercate di capire se ci sono elementi ricorrenti, al di là del tema trattato, o dell’azienda protagonista e poi fate domande, non abbiate remore, siate sfacciati, state per affidare i vostri soldi e la vostra immagine a questo professionista, dovete essere sicuri che l’investimento sia ben riposto.

 

La scelta degli speaker per organizzare un evento di successo

Se siete un’azienda e organizzate un evento, far parlare solo manager della vostra organizzazione probabilmente questa non è la scelta più azzeccata (ricordi la regola n.1 per organizzare un evento di successo?).

L’evento non deve essere la rappresentazione del vostro organigramma.
Fatevi un esame di coscienza e fate un esame di “public speaking” ai dirigenti: il manager in questione è il miglior speaker possibile su quell’argomento? Se la risposta è sì, evviva avete vinto! Dategli un microfono e il palco.
Se la risposta è no, fate un bagno di umiltà e chiamate qualcun altro.

Dovete far parlare per forza solo manager della vostra impresa altrimenti vi licenziano? Valutate seriamente se andare a lavorare da un’altra parte, forse quel posto non fa per voi. Se invece volete rimanere lì, allora fate bene le vostre considerazioni, soprattutto sulla gestione del tempo. Non sempre al più alto in grado va assegnato il tempo maggiore.
Cercate i talenti, anche all’interno della vostra azienda, battetevi per far parlare chi ha questa dote, non solo chi ha una carica.

Organizzazione di un evento con speaker esterni

Chiamare uno speaker esterno per il vostro evento può portare un grande valore, vi costerà dei soldi, ma potrebbe essere decisivo per la buona riuscita e per convincere le persone a partecipare. In questo caso pretendete che lo speech sia inedito, non la copia di quello che lo speaker ha già detto in un altro evento, altrimenti il valore che porterà al vostro sarà più basso: le persone possono già aver sentito quelle cose o, per esempio, possono aver visto il video e avere poco interesse a riascoltare tutto.

Se nel vostro percorso per l’organizzazione di un evento di successo chiamate un relatore esterno “sfruttatelo”: non fatelo venire lì per parlare 5 minuti solo perché non avete spazio in scaletta, dato che devono parlare 23 manager dell’azienda. Le persone che vengono per il relatore di prestigio rimarranno deluse, avranno l’impressione di essere state ingannate, che abbiate usato quel nome come uno specchietto per le allodole, perché è questo che avrete fatto. Tanto più che 5, 10, 15 o 20 minuti vi costeranno la stessa cifra.

La scelta della location per l’evento

La location può essere determinante per il successo di un evento, può costituire uno dei quegli elementi memorabili che trasformano la vostra iniziativa in un vero evento, in attesa che si possa tornare a farli in presenza, anche negli eventi virtuali, senza pubblico presente fisicamente, la location è importante. Per avere questo effetto dovrà essere esclusiva, il che non significa per forza che dovrà essere un albergo a 5 stelle, anzi…

Gli alberghi sono accessibili a tutti, cercate qualcosa di diverso, magari in linea con il tema dell’evento. Se il vostro evento parla di innovazione fatelo in una location che trasmetta questa cosa, se si punta su integrazione fra tradizione e futuro, scegliete un luogo che integri questi due elementi.
Per farvi un’idea della location disponibili per organizzare un evento e avere anche un’idea dei prezzi potete visitare www.whataspace.it, www.meetingecongressi.com, www.locationamilano.it.

Per scegliere la location, oltre alle caratteristiche “tecniche”, tornate alla regola n.1: che cosa preferiscono le persone che dovranno partecipare all’evento?

Se volete organizzare il vostro evento con noi scriveteci qui 

Organizzare un evento: rispettate gli orari

Avete convinto un certo numero di persone a partecipare al vostro evento, bravi. Ora abbiatene cura e rispettateli a cominciare dal tempo che vi dedicano. Se avete scritto che l’evento inizia alle 15.00 e finisce alle 18.00 deve finire all massimo alle 17.59.
Gli orari sono una promessa che fate ai vostri invitati, e come ogni promessa va mantenuta se davvero volete organizzare un evento di successo, che lasci un buon ricordo.

Molti fanno iniziare l’evento più tardi rispetto all’orario annunciato, perché ci sono ritardi per via di un improvviso ingorgo: c’è sempre un ingorgo, ci sarà sempre qualcuno che è in ritardo, ma non è giusto, nel rispetto di chi è arrivato in orario, aspettare chi invece non lo è. Anche se decidete di iniziare più tardi dovete sempre, sempre, sempre, terminare in orario. Tutti i minuti che lasciate passare prima di partire con l’evento dovranno essere recuperarti per liberare le persone all’orario che avete promesso, non importa cosa dovrete fare o a chi dovrete togliere il tempo: l’evento deve finire in orario!

Voi non sapete a cosa le persone hanno rinunciato per partecipare e non conoscete gli impegni successivi, non potete rubare loro minuti preziosi o addirittura ore, come a volte capita. Inoltre sarebbe controproducente: la prossima volta i vostri spettatori potrebbero non iscriversi perché sanno che l’evento potrebbe dilungarsi.

 

Le iscrizioni agli eventi

Un evento non inizia nel momento in cui si accedo le luci: inizia quando mandi il primo invito.
Fallo chiaro, spiega esattamente di cosa si tratta, chi parlerà e di cosa, quando si potrà tornare a farli in presenza indica il parcheggio più vicino e non mentire, se si trova a 800 metri non dire che è 400 come fanno gli alberghi con la distanza dalla spiaggia. Puoi verificare tu stesso: controllare le esatte distanze è facile con Google Maps, quindi dì la verità. Per organizzare un evento di successo bisogna essere sempre chiari, sempre sinceri.

Il processo di iscrizione all’evento deve essere semplice, preciso ed efficace, ci sono siti che lo fanno da tempo e lo fanno molto bene, se non puoi creare un tuo sistema altrettanto efficace affidati a questi servizi.
Eventbrite è il più famoso, e probabilmente anche il migliore, gestisce sia eventi gratuiti che a pagamento (in questo caso trattiene una percentuale).

Eventi e Social Network

I Social network sono fondamentali oggi per organizzare un evento di successo: servono per far conoscere l’evento, possono coinvolgere persone interessanti per voi con le quali però non avete contatti diretti o non avete l’email. Usateli per annunciare l’evento, postate pillole dei contenuti che la gente potrà vedere, mostrate gli speaker che avrete, pubblicate foto della location (se lo merita) e usateli per fare la diretta social dell’evento.
Sempre di più gli eventi vivono oltre la sala in cui si svolgono e le persone ne hanno un’idea da come se ne parla sui social e soprattutto se se ne parla.
Se pensate di fare la diretta social del vostro evento allora dovrete ideare un hashtag, un nome che lo renda riconoscibile sui social e che possa essere usato per vedere in un colpo solo tutte le conversazioni che lo riguardano.
Le regole per creare un buon hashtag sono facili:
1) deve essere unico, evitate il rischio di essere confusi
2) deve essere breve, non c’è più il limite dei 140 caratteri su Twitter, ma è meglio non imporre hashtag difficili da ricordare e lunghi da digitare.
3) Mai, mai fare il doppio hashtag tipo #nomeevento #italy. Siamo chiari nessuno userà il doppio hashtag e alla fine sarà per voi difficile misurare l’impatto social che avete avuto. E poi perché mai avreste bisogno di un doppio hashtag, a cosa serve? Se volete specificare che il vostro è la versione Italiana di un’iniziativa che si svolge in altri paese potete semplicemente fare #nomeevneto_IT.
Avete optato per la diretta social? Bene, allora ditelo agli spettatori, coinvolgeteli fate in modo che partecipino, dategli soddisfazione, citale i loro post e tweet dal palco, in fondo vi stanno facendo pubblicità, quindi ringraziateli e il modo migliore per farlo e citarli con nome e cognome dal palco.

Il periodo migliore per organizzare un evento di successo

Molti organizzano il proprio evento tra aprile e giugno, per tradizione, perché arriva la primavera, chissà…
Quel periodo è pieno di eventi, la competizione è alta, e convincere il vostro utente ideale e partecipare al vostro sarà più difficile, dato che l’offerta è maggiore. Con il lockdown poi sono esplosi gli eventi virtuali e la competizione è ancora più elevata.

Dovete pensare che le figure che vi interessano non vivono per partecipare agli eventi, fanno altro, ed è per questo che voi li volete al vostro. Quindi se decidono di investire del tempo per seguirne uno probabilmente non ne seguiranno altri in quella settimana o in quel mese.
Valutate se non sia meglio organizzare l’evento in altri mesi, meno affollati, per avere meno concorrenza. Magari non è possibile, ma pensateci. È la storia del Mare Rosso e dell’Oceano Blu (la sapete vero?). Per esempi ci sono pochi eventi a gennaio e febbraio, perché mai? Potrebbero essere mesi interessanti per organizzare un evento, c’è meno concorrenza.

Il pranzo agli eventi

Quando si potrà tornare agli eventi fisici se il vostro terminerà alle 13 è sarà gentile offrire il pranzo, ma che sia un pranzo, non una ressa all’ultimo stuzzichino che obbligherà poi i vostri ospiti a fermarsi in un autogrill per saziarsi.
Se non potete offrire un pranzo adeguato non fatelo, voi risparmierete e i vostri ospiti non avranno l’illusione di mangiare. Ovviamente dovrete dar loro il tempo di fermarsi a mangiare, quindi l’evento non potrà terminare alle 13, ma, in questo caso, non più tardi delle 12. Tenendo conto che difficilmente si può iniziare prima delle 10, se decidete di non offrire il pranzo il vostro evento non può durare più di 2 ore.

Lo stesso vale per la cena, o il famigerato aperitivo. Se l’evento terminerà alle 20 la gente, giustamente, si aspetta di cenare, se volte fare un aperitivo non dovreste finire dopo le 19.
Vale sempre la regola n. 1: l’evento voi lo fate per chi viene a vederlo, pensate a cosa possono apprezzare di più, se avete individuato quello che possono gradire ma non potete permettervelo non dategli un surrogato raccogliticcio, rinunciate piuttosto e fate qualcos’altro.

Pensate alle persone quando organizzate il vostro evento

Per organizzare un evento di successo, in fondo, basta rispettare la regola n. 1: l’evento è per chi partecipa, non per chi lo organizza. Ma se trovate la regola astratta, ecco un modo per renderla concreta e per trovare sempre la risposta giusta quando avrete un dubbio.
Immaginate il vostro spettatore ideale, non in generale, proprio concretamente. Il vostro sogno è che venga all’evento l’amministratore delegato dell’azienda XY, allora quando avete un dubbio pensate sempre che cosa lui o lei preferirebbe. Fareste fare a questa o quella cosa all’amministratore delegato? Se la risposta è no allora non fatelo fare nemmeno agli altri.
Immaginare una persona reale, definita vi porterà sempre a prendere le decisioni giuste.

Avete organizzato un evento di successo: ringraziate tutti

Evviva ce l’avete fatta, avete organizzato un evento di successo. Se questo è avvenuto è stato merito di molte persone: ringraziatele tutte, non costa nulla e ne saranno felici. Le prime persone che dovete ringraziare sono proprio quelle che hanno seguito la vostra iniziativa, mandate una mail, fategli sapere che avete apprezzato che sia venuto, e iniziate a preparare il prossimo evento!

Se volete, dopo tutto questo, organizzare un evento con noi compilate il form o scriveteci qui redazione@digitalic.it